Webshop til klub og forening – automatisk lager og betaling i Holdsport

At holde styr på lagerbeholdning og betalinger manuelt er tidskrævende og fejlbehæftet. Med Holdsports webshop automatiseres både lagerstyring og betalingshåndtering. Når et produkt sælges, opdateres lageret øjeblikkeligt, og betalingen registreres automatisk – uden at I behøver gøre noget.

Hvad er automatisk lagerstyring?

Automatisk lagerstyring betyder, at systemet selv holder styr på, hvor mange varer I har på lager. Når en kunde køber et produkt, trækkes det automatisk fra beholdningen. Når lageret når nul, kan produktet ikke længere købes.

Dette eliminerer risikoen for oversalg – situationen hvor I sælger flere produkter, end I har på lager. Med manuel styring kan det nemt ske, at to kunder køber den sidste trøje samtidig, og I står med et problem. Med automatisk lagerstyring er det umuligt.

Hvordan fungerer lagerstyringen?

Lagerstyringen fungerer i realtid med følgende proces:

1. I angiver startbeholdning: Når I opretter et produkt, indtaster I hvor mange I har på lager
2. Systemet trækker ved salg: Hver gang en ordre gennemføres, trækkes antallet fra lageret
3. Udsolgte produkter blokeres: Når lageret når nul, vises produktet som udsolgt
4. I kan genopfylde: Når I modtager nye varer, opdaterer I lagertallet manuelt

For produkter med varianter (størrelser, farver) styres lageret pr. variant. I kan have 10 stk. i str. M og 0 stk. i str. XL – kunder kan stadig købe M, mens XL vises som udsolgt.

Hvad er automatisk betalingshåndtering?

Automatisk betalingshåndtering betyder, at betalinger registreres uden manuel indsats. Når en kunde betaler, markeres ordren øjeblikkeligt som betalt, og I behøver ikke tjekke bankoverførsler eller matche betalinger med ordrer.

Systemet håndterer hele processen: betalingsautorisation, verificering, registrering og bekræftelse til kunden. I får blot en notifikation om, at der er kommet en ny betalt ordre.

Hvordan fungerer betalingsautomatikken?

Betalingsprocessen er fuldt automatiseret:

1. Kunden vælger betalingsmetode: MobilePay, Dankort, Visa eller Mastercard
2. Betalingen godkendes: Betalingsudbyderen verificerer kort/konto
3. Ordren markeres som betalt: Systemet registrerer betalingen automatisk
4. Bekræftelse sendes: Kunden modtager ordrebekræftelse med kvittering
5. I får notifikation: Administratorer får besked om ny ordre
6. Pengene udbetales: Beløbet overføres til jeres bankkonto

Hele processen tager sekunder, og I behøver ikke gøre noget før levering af varen.

Hvad er fordelene ved automatisering?

Ingen oversalg

I kan aldrig sælge flere produkter, end I har på lager. Systemet stopper automatisk salg, når lageret er tomt. Ingen utilfredse kunder, der har betalt for varer, I ikke kan levere.

Altid opdateret overblik

I ved altid præcis, hvor mange varer I har på lager. Ingen manuelle optællinger eller regneark. Lagertal opdateres i realtid og er tilgængelige for alle administratorer.

Ingen betalingsafstemning

Slut med at tjekke bankudtog og matche overførsler med ordrer. Systemet ved automatisk, hvilke ordrer der er betalt. I kan fokusere på levering i stedet for regnskab.

Færre fejl

Manuel håndtering introducerer fejl. Forkerte lagertal, glemte betalingsregistreringer, manglende opfølgning. Automatisering eliminerer menneskelige fejl og sikrer konsistente data.

Tidsbesparelse

Frivillige bruger mindre tid på administration og mere tid på det, der betyder noget: træning, kampe og fællesskab. En time sparet på lagerstyring er en time vundet til foreningsarbejde.

Hvad med produkter uden lagerstyring?

I kan vælge at deaktivere lagerstyring for specifikke produkter. Dette er nyttigt for:

• Bestillingsvarer: Produkter I bestiller hjem, når de sælges
• Digitale produkter: Billetter, medlemskaber, gavekort
• Uendelig beholdning: Varer I altid kan skaffe

Uden lagerstyring kan produktet købes ubegrænset. I holder selv styr på beholdningen og lukker manuelt for salg, når I løber tør.

Sådan opsætter du automatisk lager og betaling

1. Opret webshoppen i Holdsport og tilknyt betalingsmodtager
2. Opret produkter med billeder, beskrivelser og priser
3. Angiv startbeholdning for hver variant (størrelse, farve)
4. Aktiver webshoppen – automatikken er nu aktiv
5. Når varer sælges, opdateres lageret automatisk
6. Betalinger registreres automatisk og pengene udbetales
7. Opdater lagertallet, når I modtager nye varer

Hvad sker der, når et produkt er udsolgt?

Når lageret når nul, vises produktet som "Udsolgt" i webshoppen. Kunder kan se produktet, men ikke tilføje det til kurven. Når I opdaterer lageret med nye varer, bliver produktet automatisk tilgængeligt igen.

I får ikke automatisk besked om udsolgte varer, men kan til enhver tid se lagerstatus i produktoversigten. Nogle foreninger sætter en reminder om at tjekke lageret ugentligt.

FAQ – Ofte stillede spørgsmål

Opdateres lageret i realtid?

Ja, lageret opdateres øjeblikkeligt, når en ordre gennemføres. Der er ingen forsinkelse – beholdningen reduceres i samme sekund, betalingen godkendes.

Kan to kunder købe den sidste vare samtidig?

Nej, systemet reserverer varen, når kunden går til checkout. Hvis to kunder forsøger at købe den sidste vare, vil den anden få besked om, at varen er udsolgt.

Hvad hvis jeg taster forkert lagerbeholdning?

I kan altid rette lagertallet manuelt. Gå til produktet og opdater beholdningen. Ændringen træder i kraft øjeblikkeligt.

Kan jeg se hvornår lageret blev opdateret?

Ja, systemet logger alle ændringer. I kan se ordrehistorik og hvornår varer blev solgt, hvilket giver sporbarhed på lagerændringer.

Skal jeg manuelt registrere betalinger?

Nej, betalinger registreres 100% automatisk. Når en kunde betaler, markeres ordren som betalt uden jeres involvering.

Hvad sker der ved refundering?

Ved refundering går pengene automatisk tilbage til kunden. Lagerbeholdningen opdateres dog ikke automatisk – I skal manuelt tilføje varen til lageret igen, hvis den returneres i salgbar stand.

Kan jeg deaktivere automatisk lagerstyring?

Ja, for hvert produkt kan I vælge, om lagerstyring skal være aktivt. Uden lagerstyring kan produktet sælges ubegrænset.

Fungerer det med forskellige størrelser?

Ja, lagerbeholdning styres pr. variant. Hver størrelse og farve har sin egen beholdning, så I kan have 5 stk. i str. S og 0 stk. i str. L.